Die Vorbereitungsphase gehört an sich nicht zum Projekt und ist somit „weder Fisch noch Fleisch“. Ohne sie würde es jedoch nie zu einem Projekt kommen. Wenn die Vorbereitungen sehr umfangreich sind und zum Beispiel Prototypen, umfangreiche Konzepte oder Angebote vor dem eigentlichen Projektstart erstellt werden müssen, kann es sinnvoll sein, ein eigenes Projekt nur für die Vorbereitungsphase aufzusetzen.

In dieser Phase sind Schätzungen schwierig, häufig aber unvermeidbar. Häufig ergibt sich diese Situation bei der Erstellung von Angeboten – im schwierigsten Fall auf Basis eines Projektes, das zum Festpreis angeboten wird. Hier darf die Schätzung nur eine sehr geringe Varianz aufweisen, obwohl zu diesem frühen Zeitpunkt nicht immer alle Eckdaten bekannt sind. In einem meist sehr eng gesteckten Zeitrahmen muss die Umsetzung der nicht immer eindeutig formulierten Anforderungen geschätzt werden. Das Ergebnis ist bindend für das gesamte Projekt und muss daher den zu diesem Zeitpunkt bekannten Kenntnisstand umfänglich spiegeln.

Die Planungsphase ist die intensivste im gesamten Projektverlauf und bildet die Basis für die Durchführung. Mit entsprechender Sorgfalt sollten Sie daher sämtliche Prozesse mit Ihren Teams durcharbeiten, denn Fehler, die Sie jetzt machen, potenzieren sich in den Folgephasen. Wichtigstes Ergebnisartefakt dieser Phase ist der Projektmanagementplan. Damit ist nicht das Gantt-Chart gemeint, das Sie in einer ersten Version auch in dieser Phase erstellen, sondern die vollständige Konfiguration der Projektprozesse. Sie beantworten u.a. Fragen wie:

  • Wie werden Anforderungen aufgenommen?
  • Wo werden Dokumente abgelegt?
  • Wer wird zum wöchentlichen Jour Fixe eingeladen?
  • Wie werden Risiken beobachtet und wer ist dafür verantwortlich?
  • Wie muss der Beschaffungsprozess gestaltet werden?

Die hier aufgelisteten Fragen sind nur Beispiele, den kompletten Umfang finden Sie im Buch beschrieben.

In der Durchführungsphase setzen Ihr Team und Sie das Projekt gemäß Ihrer Planung um. Jetzt zeigt sich, wie weit und präzise Sie vorausgedacht haben und wie solide Ihre daraus abgeleitete Planung ist. Analog zur Planungsphase gibt es einen umfassenden Steuerungsprozess, der die untergeordneten Prozesse der verschiedenen Disziplinen koordiniert.

Zwei Kontrollpunkte sichern die Qualität der Durchführungsphase: K5: Bereitstellung zur Abnahme (BzA), K6: Abnahme erteilt.

In K5 stellen Sie ein Release oder das fertige Produkt dem Auftraggeber zur Abnahme bereit. Der nächste Kontrollpunkt K6 ist schließlich die Erteilung der Abnahme durch den Auftraggeber.

Wird die Abnahme für das Endprodukt erteilt, bedeutet das die Entlastung des gesamten Projektteams, da – von einigen Nacharbeiten abgesehen – das wichtigste Projektziel erreicht wurde. Im Falle einer Releaseabnahme steht zwar die Erstellung des Endproduktes in den folgenden Iterationen noch aus, dennoch haben Sie ein wichtiges Zwischenziel erreicht.

Nicht für ein Release vorgesehene Iterationsergebnisse müssen die Kontrollpunkte 5 und 6 nicht durchlaufen.

 

In der Abschlussphase wird das Projekt formell beendet. Sämtliche Prozesse werden zu einem definierten Ende gebracht, und zum Abschluss verfasst der Projektmanger einen Bericht, um das Projekt, den Verlauf und die Ergebnisse zu dokumentieren. Der Bericht muss nicht zwingend schriftlich sein, sondern kann in Form von PowerPoints in einem Post-Mortem-Meeting gemeinsam mit dem Projektteam erstellt werden.

Das Projekt ist beendet, wenn der finale Bericht „der Nachwelt“ zugänglich gemacht wurde.

Diese Phase wird in jedem Projekt durchlaufen, auch wenn es abgebrochen wir

Die Planung der Einführung des Softwareprodukts gehört zu den Aufgaben des Projektmanagers. Im Rahmen der Erstellung des Ein-führungsplans involviert der Projektmanager anhand des Projektauftrags sämtliche Projektbeteiligten, die im Rahmen des Einführungs-prozesses eine relevante Rolle spielen bzw. inne haben.

Von Phase und Prozess unabhängige Artefakte

 

 
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