Im Rahmen der „Neuschätzung“ für die Folgeberichtsperiode wird der aktuelle Report mit den neuen Verbrauchs- und Schätzdaten ergänzt und weitergeführt. In einzelnen Arbeitspaketen ergeben sich dadurch Veränderungen, die ggf. einen Change Request bedingen. Der Projektmanager aktualisiert sämtliche Verbrauchs- und Schätzzahlen, die von den einzelnen Teammitgliedern gemeldet wurden. Achtung, die Vorlage nutzt an vielen Stellen die Funktion "INDIREKT()", daher sollten Sie sie nicht direkt aus dem Internet öffnen, sondern zuvor lokal ablegen. Andernfalls werden einige Bezugsnamen nicht korrekt gesetzt.

Im Kick-off-Workshop werden alle bislang feststehenden Projektteilnehmer zusammengeführt. Die Veranstaltung sollte sich nicht auf eine reine Frontalpräsentation beschränken, sondern die Teilnehmer aktiv einbinden und mindestens folgende Inhalte abdecken:

• Projektziel und -zeitraum
• Grobe Meilensteine, sofern bereits bekannt
• Vorstellung der Sponsoren
• Vorstellung der Stakeholder, Teams und Teammitglieder
• Kurze Vorstellung und Erwartungshaltung der Anwesenden
• Projektprozesse: Controlling, Qualität etc.
• Nächste Aufgaben

Die Angaben werden zum größten Teil aus dem Projektauftrag abgeleitet.

Der Projektmanagementplan ist die „Mutter aller Pläne“ für das Projekt. In ihm wird definiert, wie das Projekt funktioniert und abläuft. Es ist daher wichtig, den Plan sehr früh zu initiieren. Zwar ist das Dokument während des gesamten Projektes „lebend“ und wird laufend angepasst, dennoch ist es zu jeder Zeit erforderlich, einen den Kenntnissen entsprechenden Gesamtplan zu haben.

In diesem Schritt wird daher auch PITPM selbst an die Bedürfnisse des Projektes angepasst, das Vorgehensmodell wird also auf das Projekt „zugeschnitten“.

Im Detail wird im Projektmanagementplan festgelegt:

• Ob bestimmte PITPM-Prozessschritte ausgelassen oder anders als geplant durchgeführt werden
• Sämtliche Werkzeuge und Techniken, die im Projekt zum Einsatz kommen sollen, wie etwa MS-Sharepoint-Räume zur Kollaboration, MS-Project zur Planung, Excel zum Reporting usw. Sofern die Mittel bereits in anderen Dokumenten detailliert beschrieben werden genügt es, hier eine entsprechende Referenz aufzunehmen.
• Wie mit Änderungen umgegangen wird
• Wie die Produktionsgeschwindigkeit gemessen werden soll
• Wie grundsätzlich miteinander und zum Management kommuniziert werden soll (Inhalte, Häufigkeit, Medien, Vorlagen, etc.)
• Vorgaben zum Review und zur Freigabe vorab definierter Artefakte oder Liefergegenstände durch das Management
• Besonderen Stellenwert hat das Konfigurationsmanagement, da es die Systeme und Prozesse zur Konfiguration des Projektes festlegt, also vor allem Aufgabenverfolgung, Projektplan, Defect- und Change-Request-Management usw.

Zudem werden in diesem Dokument sämtliche Managementpläne der einzelnen PITPM-Disziplinen zusammengeführt und konsolidiert, sofern sie für die geplante Projektkonstellation benötigt werden.

Ohne Planung ist es für den Anforderungs- und Projektmanager kaum möglich, das Softwareentwicklungsprojekt vorausschauend zu steuern, wichtige Entscheidungen bewusst und fundiert zu treffen sowie Funktionalität der Anwendung, Fertigstellungstermin und anfallende Kosten miteinander in Einklang zu bringen. Hierbei schafft der Release- und Iterationsplan eine hohe Transparenz für alle Beteiligten und ein gemeinsames Verständnis der Reihenfolge, in der die einzelnen Anforderungen aus der Anforderungsliste umgesetzt und in Form von lauffähigen Softwareversionen beim Auftraggeber in Betrieb genommen werden.

Dieses Dokument legt fest, welche Rollen durch welche Mitarbeiter besetzt werden. Die so erstellte Rollen- und Aktivi-tätenmatrix ist zwischen dem Projektmanager und dem Linienvorgesetzten jedes einzelnen Mitarbeiters abzustimmen. Sie ist verbindlich für das Projekt und das Management und gibt dem Projektmanager die Sicherheit, die ihm zugewiesenen Ressourcen (ggf. in einem gewissen Zeitrahmen oder nur zu bestimmten Prozentsätzen) auch tatsächlich einsetzen zu können. Änderungen in der Matrix bedürfen eines Change Request mit entsprechenden Konsequenzen. Jedes Arbeitspaket wird später durch einen Mitarbeiter verantwortet, der laut Projektplan dem Paket rechtzeitig zugewiesen wird. Der Mitarbeiter, der das Paket übernimmt, wird damit verantwortlich für die Erbringung des Lieferobjektes des Arbeitspakets.

Die Identifikation von Stakeholdern ist in großen Projekten umfangreich und komplex, da sehr viele Personen und Gruppen an dem Projekt beteiligt sein können und die Involvierung von vielen nicht unmittelbar beteiligten Personen und Organisationseinheiten in Betracht gezogen werden muss. In kleinen Projekten scheint eine Stakeholder-Analyse auf den ersten Blick nicht unbedingt notwendig, Sie sollten sie dennoch, jedoch in wesentlich vereinfachter Form, durchführen. Mit dieser Vorlage sollten Sie keinen Stakeholder übersehen.